Ce que votre registre de kilométrage de l'ARC doit réellement indiquer

Ce que chaque déplacement doit indiquer

Pour chaque déplacement d'affaires, l'ARC s'attend à ce que votre registre consigne :

• La date
• Votre destination
• Le but du déplacement (qui vous avez vu ou ce que vous y avez fait)
• Le nombre de kilomètres parcourus

En plus des détails de chaque déplacement, consignez le relevé d'odomètre de votre véhicule au début et à la fin de votre période fiscale — c'est ce qui vous permet de calculer le total des kilomètres parcourus dans l'année, nécessaire pour établir votre pourcentage d'utilisation commerciale.

Registre complet ou registre simplifié

L'ARC accepte deux approches :

• Registre complet : consignez chaque déplacement d'affaires, toute l'année, chaque année. La méthode la plus fiable, et la seule offerte lors de votre première année de réclamation de frais de véhicule.
• Registre simplifié : une fois que vous avez tenu un registre complet pendant une année de référence complète, les années suivantes n'exigent qu'un échantillon de 3 mois. Vous n'utilisez pas directement le pourcentage de cet échantillon — vous le comparez aux mêmes trois mois de votre année de référence, puis vous ajustez le pourcentage annuel de votre année de référence selon le rapport entre les deux. Si l'écart entre la période échantillon et la même période de l'année de référence dépasse 10 points de pourcentage, le raccourci ne s'applique pas pour cette année-là et vous devez revenir à un registre complet.

Combien de temps le conserver

Conservez votre registre de kilométrage — comme vos autres dossiers d'entreprise — pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle il se rapporte, et non six ans à partir de la date du déplacement.

Consigner la date, la destination, le but et la distance de chaque déplacement au fur et à mesure est bien plus fiable que de reconstituer des mois de conduite de mémoire au moment des impôts — c'est exactement à cela que sert un registre tenu à jour.