Liste de vérification des exigences de facturation pour les travailleurs autonomes canadiens

Utilisez cette liste de vérification avant d'envoyer toute facture en tant que travailleur autonome ou pigiste canadien. Pour le raisonnement derrière chaque élément, consultez notre guide complet comment facturer au Canada — cette page se veut la version rapide et facile à parcourir que vous vérifiez juste avant d'appuyer sur envoyer.

Coordonnées de l'entreprise

• Votre nom légal ou le nom de votre entreprise
• Votre adresse d'entreprise ou vos coordonnées
• Votre numéro de TPS/TVH, si vous êtes inscrit — exigé dès qu'une vente atteint 100 $, puisque votre client en a besoin pour réclamer son propre crédit de taxe sur les intrants

Coordonnées du client

• Le nom du client (ou le nom de l'entreprise), correspondant à ce dont il aura besoin pour ses propres dossiers fiscaux
• L'adresse de facturation du client, s'il en a besoin pour ses propres dossiers

Mécanique de la facture

• Un numéro de facture unique et séquentiel
• La date de facturation
• La date d'échéance du paiement et vos modes de paiement acceptés
• Une description claire de chaque article ou service, avec quantité et taux — assez précise pour qu'une personne étrangère au projet puisse comprendre ce qui a été livré

Lignes de taxes

• Sous-total avant taxes
• TPS/TVH (et TVP, lorsqu'elle s'applique séparément) affichée sur sa propre ligne, sans être incluse dans votre taux
• Le bon taux pour la province de votre client, pas nécessairement la vôtre — voir notre guide taux par province
• TVP/TVQ appliquée seulement si le bien ou service précis est réellement taxable dans cette province — pas automatiquement en même temps que la TPS/TVH
• Le total final

Tenue de dossiers

• Conservez une copie de chaque facture envoyée — l'ARC s'attend généralement à ce que les dossiers d'entreprise soient conservés pendant six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, et non six ans après la date de la facture
• Gardez vos numéros de facture séquentiels dans l'ensemble de votre entreprise, sans redémarrer par client, pour qu'aucun ne paraisse manquant en cas de vérification
• Conservez des copies quelque part avec sauvegarde, pas seulement sur un seul appareil — un dossier par année d'imposition suffit; nul besoin d'un logiciel comptable dédié

Travailler à partir d'un modèle qui suit déjà vos numéros de facture et calcule les bonnes lignes de taxes fait que cette liste est respectée par défaut, plutôt que d'être quelque chose à vérifier manuellement à chaque facture.

Vérification finale avant d'envoyer

Un dernier passage qui vaut la peine sur chaque facture, même générée à partir d'un modèle :

1. Les calculs s'additionnent-ils correctement — sous-total plus chaque ligne de taxe égale le total?
2. Le nom du client est-il orthographié correctement et associé à la bonne entité de facturation?
3. Le numéro de facture suit-il le dernier utilisé, sans écart ni répétition?
4. Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, votre numéro est-il visible sur la facture?

Questions fréquentes

Ai-je besoin de chaque élément de cette liste pour chaque facture, sans exception? Les coordonnées d'entreprise, la mécanique de la facture et le traitement fiscal correct ne sont pas négociables. L'adresse de facturation du client est le seul élément véritablement optionnel, à moins que le processus de comptes fournisseurs de ce client précis ne l'exige.

Si je ne suis pas inscrit à la TPS/TVH, sauté-je entièrement la section des lignes de taxes? Oui — si vous n'êtes pas inscrit, vous ne facturez aucune TPS/TVH/TVP et n'affichez aucune ligne de taxe; en ajouter sans être inscrit est en soi une erreur, pas un choix plus prudent par défaut.

Une liste comme celle-ci est-elle réellement vérifiée par l'ARC? L'ARC ne vérifie pas contre cette liste exacte, mais presque chaque élément existe parce qu'il correspond à une exigence documentaire réelle (seuils de crédit de taxe sur les intrants) ou une obligation réelle de tenue de dossiers (la règle de conservation de six ans) — sauter des éléments augmente les frictions en cas de vérification, même si aucune omission individuelle n'est illégale en soi.

Source officielle : ARC – Documents requis pour demander des crédits de taxe sur les intrants